会议加上团建:给组织者和与会者的有用提示

由于有这么多人远程工作,虚拟和混合会议的数量呈爆炸式增长。虽然这种向远程工作的转变对生产力有很大的帮助,但在满足礼仪方面也会带来一些挑战。

在这篇博客文章中,我们将讨论一些有用的提示,说明如何在组织者和与会者的虚拟和混合会议中表现。

为什么虚拟礼仪在会议中很重要?

从离线到在线会议的重要性没有改变。虚拟会议的一大好处是,由于不再需要旅行,因此可以节省时间和金钱。

但是,如果操作不正确,虚拟会议仍会耗尽公司资源。这就是为什么在组织或参加虚拟会议时遵循一些基本的礼仪准则如此重要的原因。

通过这样做,您可以帮助确保会议富有成效、高效且成功。

虚拟会议期间不要做的5件事

最好的起点是回顾在虚拟会议期间不该做什么。以下是在虚拟会议期间应避免执行的一些操作:

1. 不要迟到。就像进行面对面会议一样,请确保您已登录并准备好在会议开始之前进行。这表明你尊重每个人的时间。

2. 不要分心。 虚拟会议可能很诱人多任务,但重要的是要注意并充分关注讨论。这意味着在会议进行期间无需检查您的电子邮件,浏览社交媒体或执行其他工作。

3. 会议期间不要吃喝。 在虚拟会议期间吃喝可能会分散您和通话中其他人的注意力。如果您需要吃东西或喝东西,请先从会议中休息一下。

4. 不要穿着不当。 仅仅因为你在家并不意味着你可以穿着你的PJ参加虚拟会议,穿着像参加面对面会议一样,即使这意味着穿着商务休闲装。

5. 不要使用不适当的过滤器。 在加入会议之前,请检查是否关闭了所有筛选器。虽然在随意的虚拟聚会中使用过滤器是可以的,但商务会议应该有更严肃的语气。使用滤镜或“有趣”的背景可能会让你看起来不专业。

以下是在虚拟会议期间应避免执行的其他一些操作:

· 在会议中接听电话。

· 使用相机作为镜子来固定你的头发

· 忘记相机在那里,挑你的鼻子

· 会议期间进食

· 当背景噪音太大时不静音麦克风

· 在电话中做家务

会议组织者的虚拟礼仪

成功的联机会议从组织虚拟会议的人员开始。通过执行以下步骤,您可以为下一次会议打下良好的基础。

发送会议议程

制定议程并在会议之前发送,以便每个人都有足够的时间进行查看和准备。

确保每个人都在同一页面上

在会议开始之前,请确保所有与会者都知道议程是什么以及对他们的期望。这将有助于确保会议保持在正轨上,并且每个人都可以做出贡献。

注意肢体语言

仅仅因为您与其他与会者不在同一房间,并不意味着您无法从他们的肢体语言中获取线索。如果有人似乎不参与,请努力让他们回到谈话中。如果许多人看起来不感兴趣,请尝试向与会者提问,让他们重新参与

尊重每个人的时间

虚拟会议的好处之一是它们可以比面对面的会议更短。但是,这并不意味着您应该尝试将尽可能多的内容塞入会议中。

尊重每个人的时间,保持会议重点突出,步入正轨。在当今的数字世界中,按时开始和结束会议非常重要,因为人们可能会有其他需要参加的会议。

确保每个人都参与其中

最后,重要的是要确保每个人都有机会参与讨论。这可以通过使用分组讨论室,果酱板或聊天功能等功能来完成。提出问题,拿起电线杆,征求反馈。

如果您是虚拟会议组织者,希望与同事在线进行活动,请查看我们一些有趣的虚拟团队建设活动像虚拟笑声瑜伽这样的活动确实有助于减轻负担,并为下一次虚拟会议定下基调。

虚拟会议基本规则和与会者规范

说到在线会议,每个人都应该遵循一些规范和礼仪规则:

1. 准时或提前参加虚拟会议

2. 在不说话时将麦克风静音

3. 当您的视频可能显示分散注意力的内容时,关闭相机

与国际与会者会面的虚拟礼仪

如今,虚拟会议可能会有国际与会者,特别是如果贵公司提供的服务或产品大多是在线完成的。在与国际与会者的下一次虚拟会议之前,遵循这些准则至关重要。

时区

请务必在一天中的适当时间举行会议,以容纳国际客人。远程国际工作人员倾向于在其时区夜间工作。在他们工作了10个小时的班次之后,在凌晨4:00(他们的时间)安排会议时,您仍然希望体贴。

语言

为了充分利用与国际与会者的虚拟会议,您需要了解他们的英语水平。说话缓慢,直接和简洁是确保所传达的信息被理解的好方法。您还希望避免使用俚语、本地术语以及国际房客可能不理解的比较。

通过做这些事情,您的国际虚拟会议与会者将能够感到自信,舒适,并参与到对话中。

文化

在与国际客人会面之前,您可能需要研究客人可能拥有的一般文化习俗。部分西方国家往往更注重任务导向,并希望直接进入商业领域。然而,一些国家更多地以关系为基础。

基于关系的文化喜欢在个人层面上了解他们正在与之打交道的人。在进入这个行业之前,谈论家人,朋友和爱好是很重要的。试着在虚拟房间里走来走去,让每个人都介绍自己,并说出一些关于他们的独特之处。

上海后乐团建公司可以帮助你实现包容性和沟通,让你在与来自基于关系的文化的人互动时获得优势。

在线会议是在各种环境中与来自世界各地的人们进行交流的好方法。通过遵循这些简单的礼仪规则和规范,您可以确保每个人都拥有愉快而富有成效的会议体验。

确保每个人都有机会参与讨论也很重要。

在接待国际与会者时,请记住要认识到英语水平和文化习俗。通过执行这些操作,您可以确保每个人都拥有愉快且富有成效的会议体验。

您是否希望通过团建+会议的模式吸引员工?联系后乐上海团建公司以了解有关根据您的团队、品牌或公司文化需求量身定制的定制团建活动的更多信息。


沪ICP备2021017436号-1
后乐客服
后乐客服